PRIVATLIVSPOLITIK FOR LYNGBY TENNIS KLUB

EUs nye regler for håndtering og beskyttelse af persondata gælder også for Lyngby Tennisklub. Som følge heraf har klubben iværksat en række tiltag, så klubben lever op til disse regler. Et centralt element heri er klubbens Privatlivs-politik.

Oplysninger fra dig som er medlem
Alle klubbens medlemmer kan til enhver tid se hvilke oplysninger, som klubben har om medlemmet ved at logge ind på bookingsystemet. Udgangspunktet er, at det er medlemmet selv, der ved oprettelse i systemet har indtastet oplysninger om navn, adresse, fødselsdag, køn og telefonnumre. Og ikke yderligere oplysninger.

Under fanebladet “Persondata” er det muligt at til/fravælge de medlemsoplysninger, der er tilgængelige for andre medlemmer.

Eventuelle spørgsmål kan rettes til kontoret.

Privatlivspolitik for Lyngby Tennisklub. Version 1.0 24. maj 2018

Lyngby Tennisklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dinepersonoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legit ime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Lyngby Tennisklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson: Den til enhver tid siddende formand
Adresse:  Lundtoftevej 53B, 2800 Lyngby
CVR: 16635618
Telefonnr.: 45 20 00 00
Mail ti formanden: formand@lyngbytennis.dk
Mail til administration: kontoret@lyngbytennis.dk

Website:
www.lyngbytennis.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og evt. licensnummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
Der er ikke krav om at medlemmer skal afgive personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.

2) Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer, Licensnummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest, ansættelsesvilkår

Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Hjælpeorganisationer efter ansøgning om bistand.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legit ime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.

Behandling efter lovkrav.

Behandling med samtykke.

Formålene
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter , herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

Opfyldelse af lovkrav , herunder folkeoplysningsloven.

Levering af varer og ydelser du har bestilt.

Administration af din relat ion til os.

Information om aktiviteter og klubbens virke.

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.

Opfyldelse af lovkrav.

Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.

Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legit ime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v. , herunder i forhold til generalforsamling.

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer , i relevant og nødvendigt omfang i  forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer , sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets – og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter

derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger:
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 36 måneder efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 12 månede efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen , når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gør e indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.